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Demande d'occupation des locaux

Le formulaire de demande d'occupation des locaux peut être téléchargé ici.

Règlement d'occupation des locaux



Article 1er - Au sens du présent règlement, on entend par "infrastructure" tout ou partie des bâtiments et terrains affectés à un établissement d'enseignement, à l’internat qui lui est annexé ou à un centre de formation.

Article 2 - §1er L'usage de l'infrastructure d'une institution provinciale d'enseignement, ci-après dénommée institution, peut être autorisé par le Collège provincial pour l'organisation d'activités de nature éducative, culturelle, philanthropique, sociale, sportive ou patriotique.

Toutefois, les dispositions de la loi du 19 décembre 1974 organisant les relations entre les autorités publiques et les syndicats des agents relevant de ces autorités sont d'application pour ce qui concerne les réunions syndicales des membres du personnel attachés aux institutions.

§2 Le présent règlement n'est pas applicable aux collaborations entre la Province du Brabant wallon et une association portant co-organisation annuelle d'un évènement nécessitant l'occupation de tout ou partie d'une ou des infrastructures visées à l'article 1. La conclusion d'une collaboration portant une telle co-organisation annuelle relève de la seule autorité du Collège provincial et ne peut avoir une portée de plus d’une année scolaire.

§3 Les articles 7 à 11 du présent règlement ne sont pas applicables pour les occupations par une association dont la fréquence, la durée ou le nombre de locaux occupés sont tels que le coût annuel cumulé de l’occupation par cette association est supérieur à 2.500euros. Dans ce cas et pour autant que la demande d’occupation ait été introduite auprès de l’institution d’accueil trois mois au moins avant l’occupation, celle-ci fait l’objet d’une convention de collaboration entre la Province du Brabant wallon et l’association. La conclusion de cette collaboration relève de l’autorité du Collège provincial et ne peut avoir
une portée de plus d’une année scolaire.

A défaut d’introduction de la demande dans le délai fixé à l’alinéa précédent, les tarifs applicables sont les tarifs fixés aux articles 7 à 11 du présent règlement.

Article 3 - Sont interdites les activités dont le caractère ou le contenu porte atteinte à l'ordre public, aux bonnes moeurs, à la morale, aux opinions philosophiques ou religieuses et, plus généralement, aux valeurs démocratiques de l'Etat belge.

Article 4 – Sous la réserve de l’article 2 §3 alinéa 2, la demande d'occupation de l'infrastructure d'une institution d'enseignement, d'un internat annexé ou d'un centre de formation est adressée par l'organisateur de l'activité à la direction de l'institution au moins un mois avant la date d'occupation.

La demande d'occupation, accompagnée d'une copie des statuts pour les personnes morales, est introduite au moyen du formulaire établi par l'administration.

Article 5 - La demande est examinée par la direction de l'institution ou du centre qui la transmet ainsi que son avis, accompagné du formulaire visé à l'article 4, à l'administration.

Article 6 - Dans des cas exceptionnels et pour autant que l'organisateur soit une personne morale ayant un lien direct avec l'institution ou que l'organisateur prouve son impossibilité de respecter le délai visé à l'article 4, le délai d'introduction des demandes peut être écourté moyennant l'avis favorable du Collège provincial.

Article 7 - L'organisation d'activités dans l'infrastructure des institutions est payante, conformément au tarif mentionné à l'article 8.

Article 8 - §1er - Le tarif d'occupation de l'infrastructure est fixé comme suit, toute heure entamée étant due:



INFRASTRUCTURE

PRIX

Local scolaire ordinaire
10 € l'heure avec un maximum de 50 € par jour
Local spécifique (laboratoire*, salle de sciences,
réfectoire, salle de gymnastique, salle des
conférences. salle des fêtes. hall)
12 € l'heure avec un maximum de 75 € par jour
Installation de plein air (terrain de sport, cour de
récréation, parc, piste d'athlétisme)
10 € l'heure avec un maximum de 50 € par jour
Cuisine (en ce compris le réfectoire)
250 € par jour
Douches
1,5 € par personne et par jour
Internat
voir article 9 du présent règlement


* par laboratoire, il faut entendre laboratoire d'informatique, d'électronique, de langues et
tout atelier de formation professionnelle


§2 - L'accès aux installations sanitaires, à l'exception des douches, est compris dans le tarif mentionné au §1er.
Le tarif mentionné au § 1er ne couvre pas l'évacuation des immondices.

§3 - Pendant la période qui s'étend du 1er octobre au 30 avril inclus, toute occupation de locaux en dehors des heures habituelles d'ouverture de l'institution entraîne une majoration du tarif mentionné au §1er
de 20 %.

§4 - Tout autre frais mis à charge des utilisateurs fait l'objet d'un document signé au plus tard au moment de son engagement.

Article 9 - Le tarif de l'hébergement en internat comprend le prix de l'occupation des
chambrettes, fixé à 5 € par chambrette et par nuit, et le prix des services offerts (petit déjeuner,
déjeuner, souper) calculé sur base du prix de la journée d'entretien tel qu'il est
fixé annuellement par le Collège provincial.

Article 10 - §1er - Le montant correspondant à l'occupation de l'infrastructure est versé au
compte du comptable des recettes de l'institution avant la date de l'activité projetée.
§2 - Une copie de la preuve de paiement est remise à la direction au plus tard la veille de
l'activité. En cas de non paiement, la direction est en droit de refuser l'accès aux locaux
sans qu'une indemnité puisse être réclamée. Elle en informe l'administration sans délai.
§3 - Lors de l'occupation d'un internat, le dépôt d'une caution égale à 20% du prix de
l'hébergement est exigé. La caution est libérée après remise en état des lieux et vérification
de ce qu'aucun dommage de quelque nature que ce soit, résultant de l'occupation de
l'infrastructure, ne peut être mis à charge des organisateurs, conformément à l'article 16 §2
du présent règlement.

Article 11 - §1er - Des frais supplémentaires sont exigés au cas où la durée de l'occupation
a été supérieure à celle prévue. Le paiement du surplus doit intervenir dans un délai de huit
jours après la notification de la demande du paiement supplémentaire par l'administration.
§2 - Les réductions de la durée d'occupation, dont l’information n’a pas été communiquée
ou a été communiquée moins de 15 jours avant le début de l’occupation auprès de
l’institution d’accueil, ne donnent lieu à aucun remboursement.

Article 12 – L’organisateur doit souscrire une assurance "Responsabilité civile" et une
assurance "Incendie" couvrant ses activités.
Une copie de la preuve du paiement des assurances visées au 1er alinéa est remise à la
direction avant l'occupation des lieux.

Article 13 - L'annulation d'une demande d'occupation est introduite auprès de l’institution
d’accueil par écrit au moins 15 jours avant la date d'occupation prévue. Passé ce délai,
aucun remboursement n'est effectué.

Article 14 - §1 – Par dérogation aux tarifs calculés conformément aux articles 7 à 11 du
présent règlement, la gratuité est accordée sans que l'utilisateur ne puisse inclure la faculté
d'occupation dans une promotion de ses activités ni utiliser cette faculté à des fins
promotionnelles
  • aux établissements provinciaux d'enseignement pour toute activité;
  • aux établissements d'enseignement fondamental, secondaire ou supérieur relevant d'un autre pouvoir organisateur et pour une activité de formation continuée des enseignants;
  • aux associations subventionnées ou agréées par la Communauté française dans le cadre de la formation continuée des enseignants et pour une activité de formation continuée.
§2 – Par dérogation aux tarifs calculés conformément aux articles 7 à 11 du présent
règlement, la gratuité est également accordée :
  • aux administrations provinciale, communales et aux C.P.A.S. de la Province;
  • aux associations patriotiques qui déploient une activité sur le territoire de la Province;
  • aux associations dont l'objet social a un but humanitaire ;
  • aux organismes d’insertion socioprofessionnelle agréés par la Région wallonne ou la
Communauté française ;

  • aux clubs ou associations sportifs ayant leur siège en Brabant wallon et pour leurs seules activités sportives.
§3 – Par dérogation aux tarifs calculés conformément aux articles 7 à 11 du présent règlement, une réduction est accordée pour l'occupation de l'infrastructure par les organisateurs suivants :
  • intercommunales et associations qui ont un lien fonctionnel avec la Province du Brabant wallon;
  • clubs ou associations sportifs ayant leur siège en Brabant wallon et pour leurs activités lucratives à caractère non sportif;
  • associations culturelles et pour une activité culturelle.
La réduction limite le montant de l’occupation à un montant correspondant au coût forfaitaire moyen de remise en ordre et de consommation énergétique dû à l'occupation, tel qu’il est établi annuellement par le Collège provincial. Pour l'application du présent alinéa, la cuisine et le réfectoire sont considérés comme deux locaux séparés. Ce coût n'est pas requis pour les installations de plein air.

§4 - La gratuité visée aux §§ 1 et 2 du présent article et la réduction de prix visée au § 3 doivent être mentionnées sur le formulaire visé à l'article 4. La gratuité et la réduction de prix ne peuvent, en outre, porter sur le montant des assurances requises à l’article 12 ni sur les frais de chauffage exigés conformément à l’article 8 §3.

Article 15 - §1er - Un état des lieux comprenant un inventaire du mobilier et des
accessoires est dressé préalablement à la mise à disposition de l'infrastructure par un
membre de la direction de l'institution ou son représentant accompagné par l'organisateur
ou son représentant.
§2 - Le mobilier, les appareils, les collections et, plus généralement, tout équipement de
l'infrastructure ne peuvent être déplacés ou enlevés sans l'accord de la direction de
l'institution.

Article 16 - §1er - Après occupation, les locaux sont nettoyés par l'organisateur et remis dans leur état initial. La réclamation d'un coût forfaitaire moyen de remise en ordre et de consommation énergétique par local ne dispense nullement l'organisateur de la manifestation de cette obligation.
§2 - Tout dommage de quelque nature que ce soit, résultant de l'occupation de l'infrastructure est mis à charge des organisateurs. La constatation des dommages se fera sur base de l'état des lieux.

Article 17 - §1er - L'organisateur est tenu d'appliquer strictement les instructions provinciales en ce qui concerne la sécurité, l’hygiène, la prévention et la lutte contre l’incendie et, d'une façon générale, l'occupation de l'infrastructure. A l'occasion de l'organisation d'une activité déterminée, des conditions particulières peuvent être imposées par le Collège provincial.
§2 - L'organisateur et ses activités ne peuvent perturber le bon fonctionnement de l’institution.

Article 18 - L'organisateur s'assure le concours, à ses frais, du personnel nécessaire au déroulement des activités. […]

Article 19 - Toute contestation relative au présent règlement ainsi que les cas qui n'y sont pas prévus sont tranchés souverainement par le Collège provincial.

Article 20 - Le présent tarif est applicable aux occupations dont la date de commencement est postérieure au 1er septembre 2010. Les occupations ayant débuté avant cette date mais toujours en cours à cette date se voient appliquer le tarif en cours au moment de leur commencement.
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